Die wertvollste Ressource eines Unternehmens sind seine Besch盲ftigten. Und wie auch bei jeder anderen Ressource gilt: Ihr Einsatz muss sorgf盲ltig geplant werden, damit sie nicht verschwendet wird. Das hei脽t: die richtige Anzahl an Mitarbeitenden muss zur richtigen Zeit am richtigen Ort sein. Dort sollen sie im Optimalfall die Aufgaben erledigen, die ihren F盲higkeiten am besten entsprechen, um so den Unternehmenserfolg positiv zu beeinflussen. Doch wie l盲sst sich die hochkomplexe Ressource Arbeitskraft strategisch optimal einsetzen? Hier kommt das Workforce Management ins Spiel.
In diesem Beitrag erfahren Sie, was Workforce Management ist und wie es funktioniert, welche Ziele es verfolgt und welche gro脽en Vorteile es Unternehmen bietet.
Definition: Was ist Workforce Management (WFM)?
Workforce Management ist eine betriebliche Strategie, um die Produktivit盲t der Belegschaft zu steigern. Der ganzheitliche Ansatz umfasst die Analyse, Planung, Organisation und Optimierung des Personaleinsatzes nach Bedarf und Kapazit盲ten. Dabei sollen die Besch盲ftigten so eingesetzt werden, dass sie ihre Aufgaben m枚glichst effektiv und effizient erledigen k枚nnen. Das WFM ber眉cksichtigt viele Faktoren, wie die Prognose von Arbeitslasten, intelligente Aufgabenverteilung und Leistungsanalyse. Damit geht es weit 眉ber eine rein bedarfsorientierte Einsatzplanung hinaus.
Herausforderungen: Wozu braucht es Workforce Management?听
Arbeitsbelastungen schwanken, sicher geglaubte Kund:innen springen ab, neue Auftr盲ge werden akquiriert. Das Umfeld, in dem Unternehmen agieren, ist volatil und kann sich schnell 盲ndern. Auch der Fachkr盲ftemangel, die zunehmende Digitalisierung und die Anforderungen einer neuen Generation Mitarbeiter:innen an ihren Arbeitgeber sind wesentliche Einflussfaktoren auf den Unternehmenserfolg. Starre Prozesse und Arbeitszeiten f眉hren hier nicht weiter. Unternehmen, die flexibel und agil handeln, haben in diesem Umfeld die besten Chancen und einen klaren Wettbewerbsvorteil.
Was ist der Unterschied zwischen Workforce Management und Personaleinsatzplanung (PEP)?
Die Personaleinsatzplanung ist einer von mehreren Bestandteilen des Workforce Managements. Sie stellt sicher, dass der Personalbedarf kurz- und mittelfristig effizient gedeckt ist. Dabei geht es im Wesentlichen um Themen wie Schichtplanung und Aufgabenverteilung. Das Workforce Management dagegen verfolgt eine langfristige Strategie und umfasst die Analyse von Arbeitsprozessen sowie das Kompetenzmanagement.
Ziele von Workforce Management
Das Workforce Management zielt darauf ab, den Unternehmenserfolg positiv zu beeinflussen. Daf眉r soll es sowohl den Bedarf an Personal als auch den Einsatz strategisch planen und abstimmen. WFM verfolgt diese wichtigen Teilziele:
- Produktivit盲t und Effizienz in den Arbeitsprozessen steigern, um den Betriebsablauf zu optimieren.
- Zufriedene und motivierte Besch盲ftigte.
- Kosten senken, indem Workloads und Kapazit盲ten sinnvoll geplant werden. So lassen sich 脺berbesetzung und Unterbesetzung reduzieren.
- Flexibles, transparentes und faires Zeitmanagement erm枚glichen.
- Sicherstellen, dass die gesetzlichen Arbeitszeitvorschriften eingehalten werden.
Welche Aufgabenbereiche gibt es im Workforce Management?
Der Prozess des Workforce Management l盲sst sich in sieben Schritte unterteilen, die flie脽end ineinander 眉bergehen:
- Bedarfsanalyse: Der Bedarf an Arbeitskr盲ften wird durch unterschiedliche Faktoren beeinflusst. Steht ein gro脽es Projekt an oder ist die Auftragslage erh枚ht, kann der Personalbedarf zu einem bestimmten Zeitpunkt h枚her sein. Bei der Bedarfsanalyse stellen sich Fragen rund um die Einflussgr枚脽en, die den Bedarf ma脽geblich bestimmen. Welche Faktoren wirken sich in welcher Gr枚脽enordnung auf den Personalbedarf aus, z. B. Versandaufkommen in der Logistik, Kund:innen im Store, Anzahl der Vor-Ort-Termine? Wie sieht ihre zeitliche Verteilung aus, z. B. auf Tage bezogen? Gibt es (saisonale) Sondereffekte? Diese 脺berlegungen bilden die Grundlage, um den aktuellen und zuk眉nftigen Personalbedarf zu ermitteln.
- Personalbedarfsermittlung: Nachdem die Einflussgr枚脽en analysiert sind, m眉ssen HR und F眉hrungskr盲fte den konkreten Personalbedarf quantifizieren und qualifizieren. Die wichtigen Fragen lauten hier: Wie viele Kr盲fte werden ben枚tigt? Welche Qualifikation m眉ssen sie mitbringen? Wie lange und in welchem Standort werden sie eingesetzt?
- Personalstrukturanpassung: Der Personalbedarf ist bekannt, jetzt kann bei Bedarf die Personalstruktur daran angepasst werden. Beispielsweise durch Neueinstellungen, Upskilling des vorhandenen Personals oder Umstrukturierungen.
- Personaleinsatzplanung: Je nach T盲tigkeitsanforderungen ordnen HR und F眉hrungskr盲fte die Besch盲ftigten kurz- oder mittelfristig den Stellen bzw. Aufgaben zu.
- Arbeitszeitmodelle: Im Optimalfall sind die Personalressourcen so geplant, dass keine Leerl盲ufe und unproduktiven Zeiten entstehen. Das spart hohe Personalkosten. Daneben m眉ssen nat眉rlich die gesetzlichen Regelungen zur Arbeitszeit und die Regelungen aus dem Arbeitsvertrag eingehalten werden. Nicht zu vergessen sind auch die Bed眉rfnisse der Besch盲ftigten, die sich in den Arbeitszeitmodellen wiederfinden sollten.
- Zeitwirtschaft: Mithilfe eines Systems zur Zeiterfassung erfasst HR die geleisteten Arbeitszeiten der Besch盲ftigten.
- Controlling: Im HR-Controlling wird laufend analysiert, ob die Strategie wie geplant aufgeht, wie effizient sie ist und ob es Potenzial zur Optimierung gibt.
Vorteile von Workforce Management
Workforce Management hilft Unternehmen dabei, wichtige Personalprozesse ganzheitlich und strategisch auszurichten. Diese sind die wichtigsten Vorteile:
- Flexibler Umgang mit Ver盲nderungen, z. B. bei Schwankungen in der Nachfrage.
- Mehr Effizienz im Betriebsablauf: Die Arbeitsprozesse greifen besser ineinander, weil die richtigen Besch盲ftigten in der richtigen Anzahl am richtigen Ort und zur richtigen Zeit mit den richtigen Aufgaben betraut sind.
- Optimierte Personalkosten: Eine strukturierte Einsatzplanung mit sinnvoll geplanten Workloads und Kapazit盲ten reduziert 脺berstunden und unproduktive Zeiten der Besch盲ftigten. Das senkt die Personalkosten.
- H枚here Zufriedenheit und Motivation bei den Besch盲ftigten: Die Besch盲ftigten werden so eingesetzt, dass ihre F盲higkeiten und Qualifikationen bestm枚glich zum Tragen kommen und sie ihre Aufgaben erfolgreich erledigen k枚nnen. So haben sie bei der Arbeit Erfolgserlebnisse, die sie motivieren. Au脽erdem erm枚glicht ein flexibles Zeitmanagement den Besch盲ftigten, ihr Arbeits- und Privatleben besser in Einklang zu bringen.
- Zufriedenere Kund:innen: Die Arbeitsqualit盲t und der Service verbessern sich.
- Bessere Entscheidungsfindung: Einheitliche Daten und Erkenntnisse 眉ber die Belegschaft erm枚glichen fundierte Entscheidungen.
- Gesetzliche Arbeitszeitvorschriften einhalten: Eine L枚sung zur Arbeitszeiterfassung unterst眉tzt das Unternehmen dabei, gesetzeskonform zu sein und vorgegebene H枚chstarbeitszeiten sowie Pausenzeiten einzuhalten.
- Geringere Fluktuation und Kosten f眉r Nachbesetzungen, da der Workload der Besch盲ftigten besser planbar ist und sie seltener 眉ber ihre Kapazit盲tsgrenzen gehen m眉ssen.
- Gesteigertes Employer Branding: Ein wertsch盲tzender, transparenter und fairer Umgang mit den Besch盲ftigten und ihren Kapazit盲ten spricht sich herum und tr盲gt zur Reputation des Unternehmens bei.
Herausforderungen von Workforce Management
Die Implementierung und Nutzung eines Workforce Management Systems kann auch einige Herausforderungen mit sich bringen, darunter:
- Ausgewogene Einsatzplanung: Die Einsatzplanung muss sowohl die Anforderungen der Besch盲ftigten als auch die Ziele des Unternehmens ber眉cksichtigen.
- Leistungsf盲hige IT-Systeme: Beim Workforce Management werden komplexe Daten aus verschiedenen Quellen zusammengef眉hrt, verarbeitet und analysiert. Z. B. Arbeitszeiten, Arbeitsvolumen, Informationen aus Projektmanagement-Tools und Qualifikationen. Dazu braucht es leistungsf盲hige, kompatible IT-Systeme.
- Prognosegenauigkeit: Nachfrageschwankungen und andere externe Einflussfaktoren, z. B. Wetterbedingungen oder Krankheit, erschweren die Planung, weil sie besondere Flexibilit盲t erfordern.
- Komplexe Rahmenbedingungen: Arbeitszeitgesetz, Tarifvertr盲ge und betriebliche Vereinbarungen stellen hohe rechtliche Anforderungen an das Workforce Management.
- Widerst盲nde aus der Belegschaft: Die Implementierung eines Workforce Management Systems kann zu Anpassungsschwierigkeiten, Widerstand und Konflikten f眉hren. Transparente Kommunikation und ein offenes Ohr f眉r Feedback helfen, die Wogen zu gl盲tten.
Umsetzung in der Praxis: Einsatz einer Workforce Management Software
Da das WFM viele komplexe Aufgabenbereiche umfasst, wird es in der Unternehmenspraxis meist mithilfe einer Workforce Management Software abgebildet. Die Software b眉ndelt viele Informationen und schafft so einen transparenten 脺berblick 眉ber die Personalressourcen. So erm枚glicht sie es Unternehmen, ihren Ressourcenbedarf genau zu prognostizieren, Arbeitskr盲fte effektiv und strategisch einzusetzen. Workforce Management Software bietet meist umfangreiche Funktionen wie Zeiterfassung, Einsatzplanung, Personaleinsatzplanung und Lohnabrechnung. Sie erm枚glicht es HR, automatisiert Bedarfsanalysen durchzuf眉hren und mithilfe von Controlling-Tools m枚gliche Optimierungspotenziale zu identifizieren. Solche Reportings stellen f眉r HR und F眉hrungskr盲fte die optimale Basis dar, um fundierte Entscheidungen zu treffen und bei Marktschwankungen blitzschnell zu reagieren.
