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Personaleinsatzplanung (PEP): Definition und Aufgabe

Die Personaleinsatzplanung (PEP) ist ein Teil des Workforce Managements. Bei der PEP befassen sich HR und Führungskräfte mit der Frage, wie die verfügbaren Personalressourcen optimal auf die Arbeitsplätze im Betrieb verteilt werden können. Ziel ist es, die richtige Anzahl an Mitarbeiter:innen am richtigen Ort und zur richtigen Zeit einzusetzen. Und das so, dass die Kompetenzen und Neigungen der Beschäftigten mit den Anforderungen der Stelle möglichst passgenau übereinstimmen. Ist diese Schnittmenge zu klein, kann der Arbeitsplatz angepasst werden, sodass der:die Beschäftigte die Position beibehalten kann. Alternativ wird eine besser geeignete Stelle für ihn:sie gesucht.

Mit einer guten PEP vermeiden Unternehmen kurzfristig, mittelfristig und langfristig Ressourcenengpässe und Überbesetzung. Sie trägt außerdem auch Service- und Kostenanforderungen sowie den Bedürfnissen der Beschäftigten Rechnung.

Das Stichwort einer ganzheitlichen Personaleinsatzplanung lautet Flexibilität, denn vielfältige Einflüsse wirken sich auf die Planung aus und machen den besten Plan zunichte.

Welche Arten der Personaleinsatzplanung gibt es?

Die Personaleinsatzplanung umfasst drei Dimensionen, die bestenfalls gleichermaßen berücksichtigt werden:

• Bei der quantitativen Personaleinsatzplanung dreht sich alles darum, ob der prognostizierte Bedarf an Arbeitskräften mit dem erwarteten Personalbestand in einem bestimmten Zeitraum übereinstimmt.
• Bei der qualitativen Personaleinsatzplanung prüft HR, ob und in welchem Maß die Kompetenzen der Beschäftigten den betrieblichen Anforderungen entsprechen.
• Die zeitliche und saisonale Personaleinsatzplanung soll Bedarfsschwankungen rechtzeitig erkennen und einplanen. In vielen Branchen gibt es typische Zeiträume, in denen die Auftragslage erhöht ist, wie rund um Weihnachten in der Logistik oder im Handel.

Vorteile einer professionellen Personaleinsatzplanung

• Die Planungsqualität steigt, da verschiedene Einflussfaktoren reflektiert und berücksichtigt werden.
• Personalkosten sinken, weil sowohl Über- als auch Unterbesetzung reduziert werden.
• Eine transparente PEP beeinflusst die Motivation und Produktivität der Beschäftigten.
• Die Planung ist fairer und die Arbeitszeit wird flexibler gestaltet.
• Die PEP reagiert flexibel und datenbasiert auf interne und externe Faktoren, z. B. auf krankheitsbedingten Ausfall oder Auslastungsschwankungen.

Personaleinsatz planen: Vorgehen in der Praxis

• Personalbedarf planen: Für jedes Unternehmen gibt es individuelle Bedarfstreiber, die das Arbeitsaufkommen und somit den Personalbedarf maßgeblich beeinflussen. Anhand von Bedarfstreibern und Vergangenheitswerten kann dann ein Forecast erstellt werden. Solche Bedarfstreiber sind z. B. Umsatzzahlen, Anzahl an Anrufen, Auftragslage oder Patient:innenaufkommen.
• Personalstruktur analysieren und strategisch anpassen: Der Personalbedarf ist klar. Bleibt noch zu prüfen, ob er mit der Anzahl der vorhandenen Mitarbeiter:innen übereinstimmt. Bei Bedarf müssen dann neue Beschäftigte eingestellt oder andere weitergebildet werden.‍
• Kapazitäten planen: Die Personalressourcen werden mit den vorhandenen Bedarfen harmonisiert. Beispielsweise beträgt der Personalbedarf von Abteilung X in Woche Y 180 Stunden. Im Optimalfall beträgt die Personalkapazität in dieser Woche ebenfalls 180 Stunden. Ist das nicht der Fall – beträgt die vorhandene Kapazität z. B. nur 150 Stunden – kann freies Personal aus Abteilung Z in Abteilung X eingesetzt werden, um den noch offenen Personalbedarf zu decken. Bei Überdeckung könnte stattdessen die Urlaubsquote angehoben werden. Dieses Vorgehen eignet sich vor allem für Unternehmen, die in volatilen Märkten operieren und mit schwankenden Auftragsmengen umgehen müssen. Aber auch im Handel, der Logistik und in Krankenhäusern werden so die Auslastung der Personalressourcen optimiert. Engpässe und Überbesetzung fallen dabei rechtzeitig auf und können in der Planung berücksichtigt werden.
• Die einzelnen Beschäftigten einplanen: Die Mitarbeiter:innen werden den jeweiligen Schichten, Aufgaben oder Arbeitsplätzen zugeteilt.

Best Practices für die Personaleinsatzplanung

Haben Sie Ihr Ziel klar vor Augen.

Definieren Sie das Ziel Ihrer PEP. Für eine unternehmensindividuell passende Lösung macht es einen Unterschied, ob Sie in erster Linie Ihren Personalbedarf optimal decken wollen oder ob die PEP vor allem auf Ihr Employer Branding einzahlen soll.

Schaffen Sie Flexibilität.

Eine gelungene Personaleinsatzplanung lebt von Flexibilität. Der sind in der Praxis aber Grenzen gesetzt – z. B. durch Gesetze und Betriebsvereinbarungen. Steckt die Betriebsvereinbarung Ihnen sehr enge Grenzen? Hier macht es Sinn, mit der Arbeitnehmervertretung in den Dialog zu gehen und nach einer guten Lösung für beide Seiten zu suchen.

Sorgen Sie für saubere Prozesse.

Dass Prozesse am besten klar definiert werden, versteht sich eigentlich von selbst. In der Praxis sieht es aber oft anders aus. Doch gerade wenn es in Ihrem Unternehmen kein

übergreifend einheitliches Vorgehen bei der PEP gibt, sondern die Geschäftsbereiche unterschiedlich planen, sollten die Prozesse einwandfrei sein und vor allem auch eingehalten werden.

Ermöglichen Sie Transparenz und Mitbestimmung.

Sie wollen Personaleinsatzplanung in Ihrem Unternehmen einführen oder weiterentwickeln? Sorgen Sie für mehr Akzeptanz, indem Sie Ihre Beschäftigten informieren und bestenfalls beteiligen. Beachten Sie auch die Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats.

Personaleinsatzplanung: Aus der Praxis nicht wegzudenke

Mit einer professionellen Personaleinsatzplanung schlagen Unternehmen gleich mehrere große Fliegen mit einer Klappe. Sie stellen die Personalbedarfsdeckung sicher, optimieren die Personalkosten und können flexibler auf Risikofaktoren reagieren. Dabei wird die Einsatzplanung gerechter – das motiviert die Beschäftigten.