Faxe stehen weiterhin in B眉ros und l盲ngst nicht im Museum. In so manch einer Beh枚rde oder Unternehmen ist das Fax immer noch der schnelle und sichere Weg, um Informationen von A nach B zu bekommen. H盲ufig f盲llt hier der Satz: 鈥濷hne Unterschrift geht hier nichts鈥 鈥 doch ist das wirklich so und welche 脛nderung sind mit dem vierten B眉rokratieentlastungsgesetz (BEG IV) zu erwarten?
Eine eindeutige Antwort gibt es nicht, denn so schwarz auf wei脽, wie die klassische Unterschrift, ist das leider nicht. Die Wahrheit liegt irgendwo dazwischen. Hier ist es leicht, den 脺berblick zu verlieren: Signatur, K眉rzel oder Unterschrift 鈥 besser doch handschriftlich? Unklare Vorschriften und die Vielfalt an Begrifflichkeiten haben ihr 脺briges getan, um allerorts f眉r Unsicherheit zu sorgen. Dabei sind Verl盲sslichkeit und Rechtsg眉ltigkeit doch die obersten Prinzipien und geht HR-Arbeit nicht auch papierlos? Welche Unterschriften-Form f眉r welches Dokument? Um Unsicherheiten aus dem Weg zu r盲umen, bringen wir an dieser Stelle Licht ins Dunkel.
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Unz盲hlige Schriftst眉cke unterschreibt man im Leben, doch gibt es keine Pauschalantwort auf die Frage nach der richtigen Art und Weise Das Format ist entscheidend. Jeder kennt die Schreiben, die mit dem Satz enden: 鈥濪ieses Schreiben wurde maschinell erstellt und ist ohne Unterschrift g眉ltig鈥. 听Doch es gibt verschiedene Gr眉nde, die eine Unterschrift erforderlich machen, ganz gleich ob digital oder in Schriftform: 听
Mit Einf眉hrung der eIDAS-Verordnung wurden einheitliche Rahmenbedingungen f眉r die grenz眉berschreitende Nutzung nationaler elektronischer Identifizierungsmittel geschaffen, was ausschlaggebend f眉r eine Ver盲nderung der 鈥濻chriftkultur鈥 war. 听
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Es herrscht Verwirrung: Wo ist der Unterschied zwischen Signatur und Unterschrift und die dann digital oder elektronisch? 鈥濻ignatur鈥 und 鈥濰andschrift鈥 k枚nnen synonym verwendet werden, da sie die gleiche Bedeutung haben. Es wird zwischen handschriftlichen, elektronischen und digitalen Unterschriften bzw. Signaturen unterschieden.
Bei der digitalen und elektronischen Signatur handelt es sich weitestgehend um Synonyme. Sie sind erforderlich, um eine digitale Vereinbarung nachpr眉fbar und rechtssicher zu machen. Aus rechtlicher Sicht wird von einer elektronischen Signatur gesprochen. Sie beweist die Zustimmung des Unterzeichners eines Dokuments. Bei der digitalen Signatur handelt es sich um einen technischen Begriff. Sie ist der Beweis f眉r die Echtheit des Dokuments und eine bestimmte Art der Implementierung der elektronischen Unterschrift. 听
Unterm Strich handelt es sich um ein 脛quivalent zur digitalisierten handschriftlichen Unterschrift. Diese dient dazu, Inhalte in einem Dokument oder Bestimmungen zu best盲tigen. In der eIDAS-Verordnung wird zwischen drei Arten der elektronischen Unterschrift differenziert. 听 听
Wie an den Gr眉nden f眉r eine Unterschrift ersichtlich wird, ist das Format entscheidend. Ein Arbeitsvertrag beispielsweise kann sogar m眉ndlich vereinbart werden, ist also formfrei. Doch kommt hier das Nachweisgesetz ins Spiel, das der Schriftform bedarf. Verlangt das Gesetz die Schriftform, kann dies nur durch die QES, die qualifizierte elektronische Signatur erf眉llt werden. Vereinzelt bleibt es auch bei der guten alten handschriftlichen Unterschrift: Bei Aufl枚sungsvertr盲gen oder der K眉ndigung eines Arbeitsvertrags ist die elektronische Unterschrift n盲mlich ausgeschlossen. 听
Entscheidend ist, inwieweit die Authentizit盲t oder Beweisbarkeit eines Dokuments gegeben sein muss. Daher unterscheidet man zwischen drei Arten der elektronischen Signatur:
Einfache elektronische Signatur (EES): 听
Hier ist keine Form vorgegeben (formfrei). Es handelt sich z. B. um eine Best盲tigung, dass ein Dokument gelesen wurde. Dazu reicht beispielsweise ein Foto der Unterschrift, oder die Einbindung ins Dokument. Bei einer E-Mail w盲ren die Anforderungen bereits erf眉llt. 听
Fortgeschrittene elektronische Signatur (FES):
Der FES liegt ein h枚herer Authentizit盲tsgrad zugrunde, ist aber ebenso formfrei wie die EES. Daten werden verschl眉sselt ausgetauscht und ein Zeitstempel erstellt 鈥 wann und vom wem wurde es unterzeichnet. F眉r eine Homeoffice-Vereinbarung reicht die einfache oder fortgeschrittene Signatur.
Qualifizierte elektronische Signatur (QES): 听
Diese Art hat dieselbe Rechtswirkung wie eine handschriftliche Unterschrift. Anstatt der Schriftform kann also die QES verwendet werden. Die Verifizierung erfolgt 眉ber Vertrauensdienstanbieter (bspw. Die Bundesdruckerei). Dabei wird z. B. durch ein Videogespr盲ch die Identit盲t verifiziert. 听
Verlangt das Gesetz oder die Vereinbarung keine Schriftform, sondern nur鈥疶extform, k枚nnen die erste oder zweite Variante der elektronischen Signatur verwendet werden.
Voraussichtlich im Januar 2025 tritt das vierte B眉rokratieentlastungsgesetz (BEG IV) in Kraft. Digitale Prozesse sollen damit gef枚rdert werden, um administrative Aufgaben zu vereinfachen und Kosten zu sparen. Unter anderem k枚nnen so Arbeitszeugnisse mit Einwilligung der Zeugnisempf盲nger:innen in elektronischer Form mit qualifizierter elektronischer Signatur (QES) erteilt werden. Entlastung bringen hier digitale Tools oder Software zur Zeugniserstellung oder f眉r Prozesse rund um digitale Unterschriften.
Sp盲testens mit dem BEG IV sollte das Fax mittlerweile das Geb盲ude verlassen haben, doch die Unsicherheit bleibt, auch wenn klar ist, dass so manche Unterschrift elektronisch gemacht werden kann. Zurecht besteht Sorge, denn das Thema ist komplex und der Druck erh枚ht sich aufgrund m枚glicher Konsequenzen einer falsch verwendeten Unterschriftenform.
Hier sind die Mustervorlagen des Startklar.Service von 亿兆体育 segensreich: Jede Vorlage enth盲lt Hinweise zu g眉ltigen Unterschriftenformen. Diese rechtssicheren Empfehlungen auf den jeweiligen Dokumentenvorlagen zeigen an, welche Unterschriftenform notwendig ist und geben somit die Unterst眉tzung bei der Dokumentengenerierung, 眉ber die sich jede HR-Abteilung freut. Auch das ein oder andere Best Practice- Beispiel schafft die n枚tige Klarheit. So ist es ein Leichtes, rechtssicher zu handeln und keine Konsequenzen durch eine falsch verwendete elektronische Unterschrift zu f眉rchten. 听
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Maresa Lohmann arbeitet als Content Marketing Managerin in der 亿兆体育 Group. Ihr Fachwissen und ihre Praxiserfahrung aus der Personalarbeit nutzt sie, um komplexe Themen einfach zu erkl盲ren. Mit Freude setzt sie unterschiedliche digitale Medienformate ein, um Themen wie HR-Management, Digitale Personalakte, New Work oder Informationen rund um den HR-Chatbot zielgruppenspezifisch zu entwickeln.
