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Je weniger Aufwand, desto besser 鈥� so lautet meist das Motto von Unternehmen, wenn es um organisatorische Abl盲ufe geht. Das gilt auch f眉r den Empfang und Versand von Rechnungen. Kein Wunder, dass so mancher Verantwortlicher bez眉glich der Umstellung auf die elektronische Rechnung noch dazu tendiert, die 脺bergangsregelungen auszunutzen. Verzichten w眉rden sie dabei jedoch auf zahlreiche Vorteile, von denen Unternehmen durch die E-Rechnung profitieren.聽

Rechnungen schneller empfangen und versenden

Ein Pluspunkt der E-Rechnung liegt in der Geschwindigkeit. Denn die relevanten Daten f眉r Ausgangsrechnungen zieht sich das System automatisch, ohne dass ein Mitarbeiter eingreifen muss. Da auf diese Weise weder Zeit f眉r die Bearbeitung noch f眉r den Postversand anf盲llt, erreicht die Rechnung die Kunden k眉nftig deutlich schneller. Damit steigt auch die Chance, dass die in Rechnung gestellte Summe fr眉her auf dem eigenen Konto eingeht. So sorgt das Unternehmen f眉r einen besseren Cashflow und profitiert von h枚herer Liquidit盲t.

Vorteile ergeben sich jedoch nicht nur f眉r den Rechnungsersteller, sondern ebenso f眉r den 贰尘辫蹿盲苍驳别谤. Denn auch bei ihm l盲sst sich die E-Rechnung automatisiert weiterverarbeiten. Dadurch k枚nnen die beteiligten Fachabteilungen ohne zus盲tzlichen Aufwand f眉r die Erfassung sofort mit der 搁别肠丑苍耻苍驳蝉辫谤眉蹿耻苍驳 beginnen. Enthaltene Skontofristen lassen sich somit leichter einhalten, was dem Unternehmen bares Geld einspart.

Kostensenkung durch die elektronische Rechnung

Kosten senken k枚nnen Rechnungsersteller und -empf盲nger au脽erdem durch die automatische Archivierung der elektronischen Rechnungen. Statt umfangreiche Lagerkapazit盲ten und zahlreiche Ordner f眉r die Ablage ben枚tigen sie k眉nftig lediglich 2 Festplattensysteme. Eines davon dient als digitales Archiv. Das andere sorgt f眉r die zus盲tzliche Datensicherung. Auch 颁濒辞耻诲-尝枚蝉耻苍驳别苍 kommen f眉r die Archivierung in Frage, sofern sie die Anforderungen an den Datenschutz erf眉llen.

Weiteres Kostensenkungspotenzial ergibt sich au脽erdem durch reduzierte Prozesskosten. Dazu tragen beim Rechnungsersteller z. B. geringere Ausgaben f眉r Papier und Briefumschl盲ge bei. Au脽erdem entfallen Kosten f眉r den Druck der Rechnungen und das Porto.

Erh枚hte Sicherheit und bessere 脺bersicht

Die Auswirkungen der elektronischen Rechnung sind jedoch nicht nur finanzieller Natur. Zus盲tzlich tr盲gt sie dazu bei, die Sicherheit im Unternehmen zu verbessern. Denn zum einen werden durch die automatisierte Erstellung und Verarbeitung Manipulationen erheblich erschwert. Zum anderen sorgt die Automatisierung daf眉r, die Fehlerquote gegen眉ber der manuellen Datenerfassung deutlich zu senken. Damit lassen sich nicht nur 础谤产别颈迟蝉补产濒盲耻蹿别 und die Zahlungsabwicklung positiv beeinflussen. Auch die Zahl der Reklamationen verringert sich.

Ergeben sich trotzdem R眉ckfragen zu einer Rechnung, erm枚glicht die automatisierte Archivierung im digitalen Ablagesystem einen schnellen Zugriff. Nicht mehr n枚tig ist der Gang ins Archiv. Das Gleiche gilt f眉r die langwierige Suche in un眉bersichtlichen Dateistrukturen. Kommt es zu einer Steuerpr眉fung, kann der Pr眉fer relevante Daten mit entsprechender Berechtigung sogar selbst heraussuchen. Unterst眉tzung durch Verantwortliche aus dem Unternehmen erweist sich somit als 眉berfl眉ssig. Dadurch werden Kapazit盲ten frei, die oft im Tagesgesch盲ft dringend ben枚tigt werden.

Praxis-Tipp: Vorteile nutzen und fr眉hzeitig auf die E-Rechnung umstellen

Unternehmen, die nicht von den gro脽z眉gigen 脺bergangsregelungen Gebrauch machen und gleich zum 1. Januar 2025 auf die E-Rechnung umstellen, k枚nnen von allen Vorteilen sofort profitieren. Daher lohnt es sich, m枚glichst bald mit ersten Vorbereitungen und der anschlie脽enden Umsetzung der notwendigen Schritte zu beginnen. Schlie脽lich gilt ohnehin, dass Unternehmen mit Einf眉hrung der elektronischen Rechnung bereits in der Lage sein m眉ssen, diese zu empfangen und zu verarbeiten. Da erscheint der Weg zur kompletten Umstellung naheliegend.

Au脽erdem positionieren Unternehmen sich auf diese Weise als modern und digital gut aufgestellt. Dies verhilft ihnen zu einer 眉berzeugenden Au脽enwirkung und kann damit wesentlich zu einem positiven Image beitragen. Gleichzeitig erh枚hen sie ihre 奥别迟迟产别飞别谤产蝉蹿盲丑颈驳办别颈迟. Dies gilt vor allem, wenn sie grenz眉berschreitend t盲tig sind. Denn die elektronische Rechnung ist international anerkannt.

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