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Hintergrund

Im Rahmen der ViDA-Initiative der EU-Kommission ist die Einf眉hrung eines elektronischen Meldesystems geplant, das u. a. die bisherigen Zusammenfassenden Meldungen (ZM) ersetzen soll. Nach dem聽urspr眉nglichen Zeitplan sollten die 脛nderungen 2028 in Kraft treten, nach der aktuellen Einigung vom 5.11.2024 im EU-Rat ist eine Verschiebung auf den 1.7.2030 vorgesehen. Verbunden sind die Neuerungen mit einer ge盲nderten Definition des Begriffs "Elektronische Rechnung" (Art. 217 MwStSystRL).

In Deutschland kursierte seit Mitte April 2023 ein Diskussionsentwurf zu einer verpflichtenden elektronischen Rechnungstellung, der zwischenzeitlich in den Referenten- und nachfolgend in den Regierungsentwurf des Wachstumschancengesetzes eingegangen war. Nach mehreren 脛nderungen im Verlauf des Gesetzgebungsverfahrens hat der Bundesrat dem Vermittlungsergebnis zum Wachstumschancengesetz am 22.3.2024 zugestimmt. Um die E-Rechnungspflicht bereits im Vorgriff auf die EU-weiten ViDA-Ma脽nahmen umsetzen zu k枚nnen, bedurfte es einer ausdr眉cklichen Genehmigung durch den EU-Rat. Diese war mit Durchf眉hrungsbeschluss vom 25.7.2023 erfolgt.

Hinweis: Das BMF hatte im Oktober 2023 mit einem Schreiben an die Verb盲nde bereits zu einigen Fragen im Zusammenhang mit der geplanten Einf眉hrung der obligatorischen elektronischen Rechnung Stellung genommen (BMF, Schreiben v. 2.10.2023, III C 2 鈥� S 7287-a/23/10001 :007, ver枚ffentlicht beim DStV; siehe hierzu auch diese News). Dieses Schreiben stellte jedoch nur einen ersten Schritt dar. Die Finanzverwaltung (BMF und oberste Finanzbeh枚rden der L盲nder) wollen die Einf眉hrung der verpflichtenden elektronischen Rechnung weiter begleiten und Anwendungs- und Zweifelsfragen m枚glichst zeitnah kl盲ren. Zu diesem Zweck wurde im Juni 2024 auch der Entwurf eines Einf眉hrungsschreibens zur E-Rechnung ver枚ffentlicht (BMF, Schreiben (Entwurf) v. 13.6.2024, III C 2 - S 7287-a/23/10001 :007; siehe hierzu auch die Kommentierung). Am 15.10.2024 wurde schlie脽lich das finale Einf眉hrungsschreiben ver枚ffentlicht (; siehe hierzu auch die Kommentierung). Nachfolgende Tz.-Angaben beziehen sich auf dieses Schreiben. Au脽erdem hat das BMF am 19.11.2024 einen begleitenden ver枚ffentlicht (News), der laufend aktualisiert wird (zuletzt am 5.2.2025).

Was 盲ndert sich?

Hinweis: Der Bundestag hatte das Wachstumschancengesetz am 17.11.2023 in 2./3. Lesung verabschiedet. Der Bundesrat hatte zu dem Gesetz am 24.11.2023 den Vermittlungsausschuss angerufen. Die nachfolgenden Ausf眉hrungen ber眉cksichtigen den finalen Stand in Form des Vermittlungsergebnisses vom 21.2.2024, dem der Bundestag am 23.2.2024 und der Bundesrat am 22.3.2024 zugestimmt haben. Dieser unterscheidet sich hinsichtlich der Regelungen zur elektronischen Rechnung inhaltlich nicht von der urspr眉nglich vom Bundestag verabschiedeten Fassung.

Zun盲chst einmal muss man sich an neue Begriffsdefinitionen gew枚hnen (搂 14 Abs. 1 Satz 2 ff. UStG n. F.). Unterschieden wird dann (ab 1.1.2025) zwischen elektronischen Rechnungen (in der Gesetzesbegr眉ndung noch als eRechnungen bezeichnet, im Entwurf im Entwurf des Einf眉hrungsschreibens als E-Rechnungen) und sonstigen Rechnungen.

Eine elektronische Rechnung (搂 14 Abs. 1 Satz 3 UStG n. F.) ist danach eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, 眉产别谤mittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung erm枚glicht. Das strukturierte elektronische Format muss der europ盲ischen Norm f眉r die elektronische Rechnungsstellung und der Liste der entsprechenden Syntaxen gem. RL 2014/55/EU entsprechen (und damit der CEN-Norm EN 16931).

Wichtig: Abweichend vom Regierungsentwurf kann das strukturierte elektronische Format der elektronischen Rechnung auch zwischen Rechnungsaussteller und Rechnungsempf盲nger vereinbart werden. Aus der elektronischen Rechnung im vereinbarten Format m眉ssen sich dann allerdings die nach dem UStG erforderlichen Angaben richtig und vollst盲ndig in ein Format extrahieren lassen, das der o.g. europ盲ischen Norm entspricht oder mit dieser interoperabel ist (搂 14 Abs. 1 Satz 6 Nr. 2 UStG n. F.). Ist dies gegeben, sind z. B. auch 眉产别谤 EDI-Verfahren ausgestellte Rechnungen, deren Formate nicht der CEN-Norm EN 16931 entsprechen, weiterhin zul盲ssig. Die gew盲hlte Formulierung ist technologieoffen und gilt damit auch f眉r weitere 鈥� ggf. neue 鈥� elektronische Rechnungsformate.

Erf眉llt werden die Formatanforderungen z.B. von der XRechnung, die u. a. im 枚ffentlichen Auftragswesen bereits zum Einsatz kommt, oder dem hybriden ZUGFeRD-Format (Kombination aus PDF-Dokument und XML-Datei). Dies hat das BMF in seinem Schreiben v. 2.10.2023 an die Verb盲nde und in dem Einf眉hrungssschreiben vom 15.10.2024 ausdr眉cklich best盲tigt (f眉r ZUGFeRD erst ab Version 2.0.1, ausgenommen die Profile MINIMUM und BASIC-WL). Auch andere Rechnungsformate, die nicht explizit in dem Schreiben genannt wurden, k枚nnen jedoch grunds盲tzlich die Anforderungen erf眉llen. Dies gilt auch f眉r europ盲ische Rechnungsformate wie "Factur-X" (Frankreich; entspricht dem deutschen ZUGFeRD-Format) oder Peppol-BIS Billing.

Die Entscheidung, welches zul盲ssige Format zur Anwendung kommt, obliegt den Vertragsparteien (zivilrechtliche Fragestellung). Insbesondere bei langfristigen Gesch盲ftsbeziehungen empfiehlt es sich daher, dies fr眉hzeitig zu kl盲ren.

Hinweis: Bei hybriden Rechnungsformaten soll k眉nftig der strukturierte Teil der f眉hrende sein (entgegen Abschn. 14.4 Abs. 3 Satz 4 UStAE in der aktuellen Fassung). Weicht der (menschenlesbare) Bildteil hinsichtlich der Rechnungsangaben vom (maschinenlesbaren) strukturierten Teil ab, kann dies zu einer 搂 14c-Problematik f眉hren. Technisch begr眉ndete geringf眉gige Abweichungen, konkretisierende oder erg盲nzende Informationen (z. B. aus Gr眉nden der Darstellung verk眉rzte Leistungsbeschreibung oder Rundungsdifferenzen) sind allerdings unsch盲dlich, sofern der Charakter als inhaltlich identisches Mehrst眉ck erhalten bleibt (vgl. , Tz. 32).

Tipp: Ausf眉hrliche Informationen zu XRechnung und ZUGFeRD finden Sie im Beitrag 鈥�XRechnung: So stellen Sie erfolgreich um鈥�.

Unter den Begriff der sonstigen Rechnung fallen Papierrechnungen, aber auch Rechnungen, die in einem anderen elektronischen Format 眉产别谤mittelt werden.

Wichtig: Eine per E-Mail versandte PDF-Rechnung gilt demnach ab 2025 nicht mehr als elektronische Rechnung!

Die neuen Definitionen gelten bereits ab dem 1.1.2025, auch wenn die Verpflichtung zur elektronischen Rechnungstellung aufgrund der 脺产别谤驳补苍驳蝉谤别驳别濒耻苍驳别苍 de facto erst sp盲ter greift.

Verpflichtung zur elektronischen Rechnungstellung

Unternehmer sind grunds盲tzlich berechtigt, eine Rechnung auszustellen, wenn sie eine Lieferung oder sonstige Leistung ausf眉hren. Erbringen sie diese Leistung an einen anderen Unternehmer, sind sie sogar zur Rechnungstellung verpflichtet, wenn der Umsatz nicht nach 搂 4 Nr. 8 鈥� 29 UStG steuerbefreit ist. 贵眉谤 die Rechnungstellung haben Unternehmer 6 Monate (ab Ausf眉hrung der Leistung) Zeit. An diesen grunds盲tzlichen Regelungen 盲ndert sich im Rahmen des Wachstumschancengesetzes nichts, auch wenn der Gesetzestext angepasst wird. Neu ist dagegen die Verpflichtung zur elektronischen Rechnungstellung (搂 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG n. F.).

Wer ist betroffen?

Die Verpflichtung, eine elektronische Rechnung im o.g. Sinne auszustellen, betrifft nur Leistungen zwischen Unternehmern (B2B). Zudem m眉ssen leistender Unternehmer und Leistungsempf盲nger im Inland (bzw. Gebiete nach 搂 1 Abs. 3 UStG) 补苍蝉盲蝉蝉颈驳 sein.

Hinweis: Ans盲ssigkeit im Inland erfordert Sitz, Gesch盲ftsleitung oder eine (am betreffenden Umsatz beteiligte) umsatzsteuerrechtliche Betriebsst盲tte im Inland; existiert kein Sitz, reichen auch Wohnsitz oder gew枚hnlicher Aufenthalt im Inland (搂 14 Abs. 2 Satz 3 UStG n. F.). Eine umsatzsteuerliche Registrierung in Deutschland ohne gleichzeitige Ans盲ssigkeit w眉rde demnach keine Verpflichtung zur elektronischen Rechnungstellung ausl枚sen.

Der rechnungsausstellende Unternehmer darf sich auf die Angabe des Leistungsempf盲ngers verlassen, ob dieser ein inl盲ndischer Unternehmer ist, es sei denn, ihm liegen gegenteilige Informationen vor. Die Verwendung der USt-IdNr. (oder der W-IdNr.) kann ein Indiz daf眉r sein, dass der Empf盲nger als Unternehmer handelt (Tz. 15).

In seinem Einf眉hrungsschreiben (Tz. 17) stellt das BMF au脽erdem klar, dass die Regelungen zur verpflichtenden Verwendung von E-Rechnungen auch f眉r folgende Sachverhalte gelten:
Rechnungsausstellung in Form einer Gutschrift (搂 14 Abs. 2 Satz 5 UStG) sowie f眉r Rechnungen

• 眉产别谤 Ums盲tze, f眉r die der Leistungsempf盲nger die Steuer schuldet (Reverse-Charge-Verfahren, 搂 13b UStG) ), wenn sowohl Leistender als auch Leistungsempf盲nger im Inland 补苍蝉盲蝉蝉颈驳 sind,
• die von Kleinunternehmern (搂 19 UStG) ausgestellt werden (diese Aussage aus dem BMF-Schreiben ist jedoch nach einer 脛nderung im Rahmen des JStG 2024 nicht mehr aktuell, vgl. 搂 34a Satz 4 UStDV),
• 眉产别谤 Ums盲tze, die der Durchschnittssatzbesteuerung f眉r land- und forstwirtschaftliche Betriebe unterliegen (搂 24 UStG),
• 眉产别谤 Reiseleistungen (搂 25 UStG) und
• 眉产别谤 Ums盲tze, f眉r welche die Differenzbesteuerung (搂 25a UStG) angewendet wird.

Die Verpflichtung gilt also auch, wenn der Rechnungsempf盲nger Kleinunternehmer bzw. Land- und Forstwirt ist oder ausschlie脽lich steuerfreie Ums盲tze (z. B. Vermieter einer Wohnung) ausf眉hrt. Sie gilt dar眉产别谤 hinaus auch, wenn nur Teile der abgerechneten Leistungen der E-Rechnungspflicht unterliegen.

Wichtig: Von der Verpflichtung, elektronische Rechnungen auszustellen, w盲ren nach derzeitigem Stand k眉nftig auch z.B. Vermieter betroffen, die mittels Option (搂 9 UStG) steuerpflichtig an andere Unternehmer vermieten - darauf weist StB Prof. Radeisen hin. Bisher konnte z.B. der Mietvertrag als Rechnung genutzt werden.

Hinweis: Lt. Finanzverwaltung reicht es bei 顿补耻别谤蝉肠丑耻濒诲惫别谤丑盲濒迟苍颈蝉蝉别苍 (z. B. Mietverh盲ltnis) ausreichen, wenn f眉r den ersten Teilleistungszeitraum eine E-Rechnung ausgestellt wird und der entsprechende Vertrag als Anhang beigef眉gt wird oder sich aus dem sonstigen Inhalt klar ergibt, dass es sich um eine Dauerrechnung handelt (vgl. , Tz. 45).

Wichtig: 贵眉谤 vor dem 1.1.2027 als sonstige Rechnung erteilte Dauerrechnungen muss nicht zus盲tzlich eine E-Rechnung ausgestellt werden, solange sich die Rechnungsangaben nicht 盲ndern (Tz. 46).

Auch Vereine, soweit sie unternehmerisch t盲tig sind, sind von der E-Rechnung betroffen (siehe hierzu die (Frage 5; Stand: 5.2.2025).

Ab wann gilt die Verpflichtung zur E-Rechnung?

Die grunds盲tzliche Verpflichtung zur elektronischen Rechnungstellung gilt ab 1.1.2025. Angesichts des zu erwartenden hohen Umsetzungsaufwandes f眉r die Unternehmen hat der Gesetzgeber jedoch 脺产别谤驳补苍驳蝉谤别驳别濒耻苍驳别苍 (搂 27 Abs. 38 UStG n. F. (gem. Vermittlungsergebnis v. 21.2.2024, zuvor Abs. 39) f眉r die Jahre 2025 bis 2027 vorgesehen. Diese sind in der vom Bundestag verabschiedeten Gesetzesfassung nochmals etwas gro脽z眉giger als im Regierungsentwurf:

Bis Ende 2026鈥�

d眉rfen f眉r in 2025 und 2026 ausgef眉hrte B2B-Ums盲tze weiterhin Papierrechnungen 眉产别谤mittelt werden. Auch elektronische Rechnungen, die nicht dem neuen Format entsprechen, bleiben in diesem Zeitraum zul盲ssig, allerdings ist hierf眉r (wie bisher) die Zustimmung des Rechnungsempf盲ngers erforderlich (搂 27 Abs. 38 Nr. 1 UStG n. F.).

Bis Ende 2027鈥�

d眉rfen f眉r in 2027 ausgef眉hrte B2B-Ums盲tze weiterhin Papierrechnungen 眉产别谤mittelt werden. Auch elektronische Rechnungen, die nicht dem neuen Format entsprechen, bleiben in diesem Zeitraum zul盲ssig; wie in 2025 und 2026 (s. o.) ist hierf眉r die Zustimmung des Rechnungsempf盲ngers erforderlich; zus盲tzliche Voraussetzung ist allerdings, dass der Rechnungsaussteller einen Vorjahresumsatz (Gesamtumsatz nach 搂 19 Abs. 3 UStG) von max. 800.000 EUR hat (搂 27 Abs. 38 Nr. 2 UStG n. F.).

Unternehmer, deren Vorjahresumsatz (2026) diese Grenze 眉产别谤schreitet, haben aber noch die M枚glichkeit, Rechnungen auszustellen, die mittels elektronischem Datenaustausch (EDI-Verfahren nach Art. 2 der Empfehlung 94/820/EG der Kommission vom 19. Oktober 1994 眉产别谤 die rechtlichen Aspekte des elektronischen Datenaustausches (ABl. L 338 v. 28.12.1994, S. 98)) 眉产别谤mittelt werden. Dies gilt f眉r Ums盲tze, die in 2026 bzw. 2027 ausgef眉hrt wurden, auch dann, wenn keine Extraktion der erforderlichen Informationen in ein Format erfolgt, das der europ盲ischen Norm entspricht oder mit dieser kompatibel ist.

Sonderfall: Voraus- oder Anzahlungsrechnungen

Bei vor Ausf眉hrung einer Leistung vereinnahmten (Teil-)Entgelten kann nach Ausf眉hrung der Leistung grds. mit einer Endrechnung (Abschn. 14.8 Abs. 7-10 UStAE) oder einer Restrechnung (Abschn. 14.8 Abs. 11 UStAE) abgerechnet werden. Da die Anforderungen an eine Endrechnung aktuell noch nicht im strukturierten Teil einer E-Rechnung darstellbar sind, bietet sich in diesen F盲llen eine Restrechnung an. Die Finanzverwaltung beanstandet es jedoch nicht, wenn stattdessen in einer bis zum 31.12.2027 als E-Rechnung ausgestellten Endrechnung ein Anhang i. S. v. Abschn. 14.8 Abs. 8 Nr. 2 UStAE als unstrukturierte Datei in der E-Rechnung enthalten ist. Der gesonderte Versand einer besonderen Zusammenstellung (Abschn. 14.8 Abs. 8 Nr. 3 UStAE) ist dagegen bei einer E-Rechnung nicht m枚glich (Tz. 47, 48).

Ab 2028鈥�

sind die neuen Anforderungen an die E-Rechnungen und ihre 脺bermittlung dann zwingend einzuhalten. Damit werden auch die Voraussetzungen geschaffen f眉r das im Koalitionsvertrag vorgesehene Meldesystem bzw. die EU-seitig geplanten ViDA-Ma脽nahmen. Um die Ausgestaltung des strukturierten elektronischen Formats der elektronischen Rechnungen im Verordnungswege n盲her bestimmen zu k枚nnen, wurde in 搂 14 Abs. 6 UStG n. F. eine neue Erm盲chtigung f眉r das BMF aufgenommen.

Wichtig: Das EDI-Verfahren kann weiterhin genutzt werden, sofern die f眉r die Umsatzsteuer erforderlichen Informationen so aus dem verwendeten Rechnungsformat richtig und vollst盲ndig extrahiert werden k枚nnen, dass das Ergebnis der CEN-Norm EN 16931 entspricht oder mit ihr kompatibel ist. Von den Verb盲nden war zuvor gefordert worden, dass etablierte Verfahren wie EDI auch 眉产别谤 den 31.12.2027 weiter anwendbar bleiben. So bef眉rchtete z.B. der DIHK weitreichende Folgen f眉r die Unternehmen, wenn E-Rechnungssysteme, die nicht vollumf盲nglich den neuen Vorgaben gen眉gen, dann nicht mehr betrieben werden d眉rften. Mit der nun verabschiedeten Regelung ist man den Forderungen der Wirtschaft entgegengekommen.

Hinweis: Das BMF hatte in dem Verb盲ndeschreiben v. 2.10.2023 bereits angek眉ndigt, dass "an einer L枚sung gearbeitet [wird], die die Weiternutzung der EDI-Verfahren auch unter dem k眉nftigen Rechtsrahmen so weit wie m枚glich sicherstellen soll". Dabei sei allerdings nicht auszuschlie脽en, dass im Hinblick auf die sp盲tere Einf眉hrung eines transaktionsbezogenen Meldesystems technische Anpassungen erforderlich werden. Der Umstellungsaufwand solle aber auf das Notwendige begrenzt werden.

Was gilt f眉r Rechnungsempf盲nger?

Die neue E-Rechnungspflicht gilt wie dargestellt grunds盲tzlich ab 1.1.2025. Unabh盲ngig davon, ob ein inl盲ndisches Unternehmen als Rechnungsaussteller elektronische Rechnungen entsprechend den neuen Anforderungen im strukturierten Format ausstellt (und demnach die o.g. 脺产别谤驳补苍驳蝉谤别驳别濒耻苍驳别苍 nicht in Anspruch nimmt), m眉ssen inl盲ndische unternehmerische Rechnungsempf盲nger also bereits ab 1.1.2025 in der Lage sein, elektronische Rechnungen nach den neuen Vorgaben zu empfangen.

Hinweis: Der Rechnungsempf盲nger hat kein Anrecht auf Ausstellung einer sonstigen Rechnung durch den Rechnungsaussteller, auch wenn er die Annahme einer E-Rechnung verweigert bzw. technisch hierzu nicht in der Lage ist.

Anders als bisher ist die elektronische Rechnungstellung auch nicht an eine Zustimmung des Rechnungsempf盲ngers gekn眉pft; diese ist nur noch f眉r elektronische Rechnungen erforderlich, die nicht den neuen Vorgaben entsprechen bzw. in den F盲llen, in denen keine E-Rechnungspflicht besteht (z. B. bei bestimmten steuerfreien Ums盲tzen oder Kleinbetragsrechnungen).

Hinweis: Bei Rechnungen an Endverbraucher (B2C) bleibt deren Zustimmung Voraussetzung f眉r die elektronische Rechnungstellung.

Wichtig: StB Prof. Radeisen weist darauf hin, dass auch Unternehmer, die selbst nur steuerfreie Leistungen erbringen (z.B. Wohnungsvermieter, 脛rzte) k眉nftig in der Lage sein m眉ssen, elektronische Rechnungen im strukturierten Format empfangen und archivieren zu k枚nnen. Dasselbe d眉rfte u.E. auch f眉r Betreiber von PV-Anlagen gelten, unabh盲ngig davon, ob sie die Kleinunternehmerregelung (搂 19 UStG) in Anspruch nehmen oder nicht.

Hinweis: Urspr眉nglich wollte die Bundesregierung die Unternehmen noch vor Ende 2024 mit einem kostenlosen Angebot zum Erstellen und zur Visualisierung elektronischer Rechnungen unterst眉tzen. Dies war insbesondere f眉r Unternehmen gedacht, die nur wenig bis gar keine B2B-Ums盲tze ausf眉hren oder 眉产别谤haupt nur geringf眉gig t盲tig sind. Nach einer Pr眉fung durch das BMF wurde jedoch entschieden, dass ein solches Tool (in Konkurrenz zur Privatwirtschaft) nicht zur Verf眉gung gestellt werden kann (vgl. Antwort der Bundesregierung auf die Kleine Anfrage der Fraktion CDU/CSU - Drucksache 20/12563 - , BT-Drucks. 20/12742, S. 4).聽Inzwischen besteht jedoch 眉产别谤 das ELSTER-Portal zumindest die M枚glichkeit, XRechnungen f眉r das menschliche Auge lesbar zu machen. Ein entsprechender Viewer ist unter 惫别谤蹿眉驳产补谤.

Die neue gesetzliche Regelung enth盲lt keine Vorgaben zum 脺bermittlungsweg von elektronischen Rechnungen. 贵眉谤 den Empfang einer elektronischen Rechnung reicht daher auch ein E-Mail-Postfach aus (Tz. 40). Dabei muss es sich nicht zwingend um ein gesondertes E-Mail-Postfach allein f眉r den Empfang von E-Rechnungen handeln, was sich aber dennoch anbietet.

Neben dem Versand per E-Mail kommen auch die Bereitstellung der Daten mittels elektronischer Schnittstelle, der gemeinsame Zugriff auf einen zentralen Speicherort innerhalb eines Konzernverbundes oder die M枚glichkeit des Downloads 眉产别谤 ein Internetportal in Betracht (vgl. , Tz. 36).

Im Entwurfsschreiben v. 13.6.2024 war noch zu lesen, dass die 脺bergabe von XML-Dateien auf einem externen Speichermedium (z. B. USB-Stick) nicht die Voraussetzungen der 脺bermittlung in elektronischer Form erf眉llt. Diese Aussage findet sich im finalen Schreiben v. 15.10.2024 zwar nicht mehr, wohl aber in den am 19.11.2024 ver枚ffentlichten (Frage 8).

Das BMF k眉ndigt in seinem Einf眉hrungsschreiben (Tz. 41) bereits an, dass die technisch m枚glichen und rechtlich zul盲ssigen 脺bertragungswege f眉r den Austausch von Rechnungsdaten sich zuk眉nftig 盲ndern werden, wenn das geplante gesetzliche Meldesystem eingef眉hrt wird. Dabei werden E-Rechnungsplattformen eine entscheidende Rolle spielen.

Gutschriften weiterhin m枚glich

Eine Abrechnung per Gutschrift (= Rechnungstellung durch den Leistungsempf盲nger) wird weiterhin zul盲ssig sein, sofern dies (wie bisher) vorher vereinbart wurde. Auch eine Rechnungstellung durch Dritte im Namen und f眉r Rechnung des Unternehmers ist weiterhin m枚glich.

Ausnahmen von der Verpflichtung

Nicht in jedem Fall ist eine E-Rechnung im o.g. Sinne verpflichtend. So k枚nnen z. B. Kleinbetragsrechnungen (搂 33 UStDV) weiterhin als "sonstige Rechnungen" im o.g. Sinne 眉产别谤mittelt werden, also z.B. in Papierform. Gleiches gilt f眉r Fahrausweise (搂 34 UStDV). Beide k枚nnen aber auch als E-Rechnung ausgestellt und 眉产别谤mittelt werden, wenn der Empf盲nger zustimmt (formlos, ggf. auch konkludent).

Wichtig: Bei Kleinbetragsrechnungen ist der Gesamtbetrag der Rechnung f眉r die Vereinfachung ma脽geblich, auch wenn nicht f眉r alle mit der Rechnung abgerechneten Leistungen eine E-Rechnungspflicht besteht (und ggf. der Anteil der E-Rechnungspflichtigen Leistungen unter 250 EUR liegt). 脺bersteigt der Gesamtbetrag 250 EUR, braucht es also eine E-Rechnung (vgl. , Tz. 23).

Wichtig: Eine viel diskutierte Frage im Vorfeld zur Einf眉hrung der E-Rechnung war, ob auch f眉r 叠补谤办盲耻蹿别 von Unternehmern 眉产别谤 250 EUR E-Rechnungen ausgestellt werden m眉ssen. Das BMF stellt hierzu in seinen FAQ (Frage 10; Stand: 19.11.2024) klar, dass mangels gesetzlicher Ausnahmeregelung auch hier eine E-Rechnung vorgeschrieben ist. Es biete sich in diesen F盲llen (z. B. Gesch盲ftsessen im Restaurant, Einkauf im Baumarkt) an, dass zun盲chst vor Ort eine sonstige Rechnung (z. B. Kassenbeleg) ausgestellt wird, die dann nachtr盲glich durch eine E-Rechnung berichtigt wird. Es wird sich zeigen, ob dies eine praxistaugliche L枚sung ist, zumal der leistende Unternehmer daf眉r die E-Mail-Adresse des Rechnungsempf盲ngers ermitteln muss. Hier w盲re eine Vereinfachungsregelung sicher hilfreich gewesen.

Rechnungsberichtigung

Eine ausgestellte E-Rechnung kann vom Rechnungsaussteller berichtigt werden. Da f眉r die Berichtigung die gleichen Anforderungen wie in 搂 14 UStG gelten, muss die Berichtigung einer E-Rechnung ebenfalls in der f眉r diese vorgeschriebenen Form (unter Verwendung des entsprechenden Rechnungstyps) erfolgen. Es reicht nicht aus, wenn die fehlenden oder unzutreffenden Angaben in einer anderen Form 眉产别谤mittelt werden (vgl. , Tz. 49.). Hinsichtlich der 搁眉肠办飞颈谤办耻苍驳 einer wirksamen Berichtigung verweist die Finanzverwaltung auf das BMF-Schreiben v. 18.9.2020, BStBl 2020 I S. 976).

Wichtig: Bei Rechnungsberichtigungen f眉r Ums盲tze, die vor dem 1.1.2025 ausgef眉hrt worden sind, muss keine E-Rechnung verwendet werden. Auch Rechnungen, f眉r die die 脺产别谤驳补苍驳蝉谤别驳别濒耻苍驳别苍 (搂 27 Abs. 38 Satz 1 Nr. 1-3 UStG) in Anspruch genommen werden k枚nnen, m眉ssen nicht durch eine E-Rechnung berichtigt werden (Tz. 50).

Bei einer 脛nderung der Bemessungsgrundlage (搂 17 UStG) ist auch bei einer E-Rechnung keine Berichtigung des Steuerbetrags in der urspr眉nglichen Rechnung notwendig (Tz. 51).

Dies betrifft z. B. nachtr盲glich abgerechnete Rabatt- oder Bonusvereinbarungen auf Grundlage der Jahresabnahmemengen. In derartigen F盲llen ist in der Rechnung nur darauf hinzuweisen, dass eine im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts besteht. Hierf眉r ist ein eindeutiger Verweis auf den Vertrag ausreichend.

Bei einer Belegaustauschpflicht i. R. v. 搂 17 Abs. 4 UStG (gemeinsame 脛nderung der Entgelte f眉r unterschiedlich besteuerte Leistungen) kann der Beleg als umsatzsteuerliche Rechnung (und damit ggf. als E-Rechnung) ausgestellt werden, muss es aber nicht.

Vorsteuerabzug

Die Finanzverwaltung 盲u脽ert sich in ihrem auch zum Vorsteuerabzug (Tz. 55-59): In F盲llen, wo eine E-Rechnung verpflichtend ist, erf眉llt auch nur diese die Anforderungen an eine ordnungsgem盲脽e Rechnung. Eine sonstige Rechnung聽(z. B. durch Kassensystem erzeugte Rechnung) berechtigt danach dem Grunde nach nicht zum Vorsteuerabzug. Sie kann aber durch eine E-Rechnung berichtigt werden, die auf die urspr眉ngliche Rechnung spezifisch und eindeutig Bezug nimmt, und dadurch zum Ausdruck bringt, dass es sich um eine berichtigte Rechnung handelt. Auch hier ist eine 搁眉肠办飞颈谤办耻苍驳 auf den Zeitpunkt der Ausstellung der sonstigen Rechnung m枚glich.

Auch ohne Rechnungsberichtigung ist nicht alles verloren: Die Finanzverwaltung will einen Vorsteuerabzug zulassen, sofern sie 眉产别谤 alle Angaben verf眉gt, um die materiellen Voraussetzungen zu pr眉fen. Die Angaben aus einer sonstigen Rechnung sind hier als m枚gliche objektive Nachweise zu ber眉cksichtigen.

Hinweis: Da f眉r diese Pr眉fung ein strenger Ma脽stab gelten soll, empfiehlt sich dies nur als Notl枚sung.

Gro脽z眉gig ist die Finanzverwaltung auch im Zeitraum der 脺产别谤驳补苍驳蝉谤别驳别濒耻苍驳别苍 (1.1.2025 鈥� 31.12.2027). So soll der Vorsteuerabzug nicht allein deswegen versagt werden, weil die Rechnung im falschen Format ausgestellt wurde. Voraussetzung: Der Rechnungsempf盲nger konnte davon ausgehen, dass der Rechnungsaussteller die 脺产别谤驳补苍驳蝉谤别驳别濒耻苍驳别苍 (搂 27 Abs. 38 UStG) in Anspruch nehmen konnte. Hierf眉r m眉ssen keine 眉产别谤 die kaufm盲nnischen Sorgfaltspflichten hinausgehenden Nachforschungen betrieben werden. Jedoch sind bekannte Fakten (z. B. der Vorjahresumsatz mit dem Rechnungssteller, dessen Gr枚脽e oder Kenntnisse aufgrund verbundener Unternehmensstrukturen) zu ber眉cksichtigen.

Aufbewahrung

Die Ausf眉hrungen des BMF zur Aufbewahrung von E-Rechnungen fallen im recht knapp aus (Tz. 60, 61): Der strukturierte Teil einer E-Rechnung muss danach in seiner urspr眉nglichen Form und unver盲nderbar aufbewahrt werden. Das Gleiche gilt f眉r Aufzeichnungen, die f眉r die Besteuerung von Bedeutung sind (z. B. Buchungsvermerke), und in einem zus盲tzlichen 眉产别谤sandten Dokument聽(z. B. Bildteil einer hybriden Rechnung) enthalten sind.

Entscheidend ist, dass die Finanzverwaltung die aufbewahrten E-Rechnungen (bzw. den strukturierten Teil) maschinell auswerten k枚nnen muss.

Im 脺brigen wird auf das BMF-Schreiben v. 28.11.2019, BStBl 2019 I S. 1269, Rz 130 ff. verwiesen.

Ausblick

An der elektronischen Rechnungstellung f眉hrt kein Weg vorbei, zumal die Effizienzvorteile der automatischen Verarbeitung strukturierter Rechnungsdaten auf der Hand liegen. Im 枚ffentlichen Auftragswesen sind elektronische Rechnungen in diesem Sinne bereits verpflichtend und auch im privaten Sektor erwarten immer mehr Unternehmen von ihren Gesch盲ftspartnern, dass diese in der Lage sind, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu versenden. Insofern w盲chst der Umstellungsdruck unabh盲ngig von den Zeitpl盲nen der nationalen oder EU-seitigen Gesetzgebung. Da Zeit- und Ressourcenaufwand f眉r die Umstellung je nach Unternehmensgr枚脽e und Systemlandschaft erheblich sein k枚nnen, empfiehlt es sich, entsprechende Projektstrukturen zeitnah zu implementieren, sofern das noch nicht geschehen ist. Das erleichtert eine fristgerechte Umsetzung, sobald die rechtlichen und technischen Details endg眉ltig feststehen.

Hinweis: Der Bundesrat hat sich f眉r eine Verschiebung des Umsetzungszeitpunktes f眉r die Einf眉hrung der obligatorischen elektronischen Rechnung um 2 Jahre ausgesprochen (Beschlussempfehlung; BR-Drucks. 433/1/23). Nach seiner Auffassung sollte auch der Empfang elektronischer Rechnungen erst ab dem 1.1.2027 verpflichtend sein. In den Ausschussberatungen wurden Zweifel ge盲u脽ert, ob die erforderlichen technischen und organisatorischen Ma脽nahmen von den betroffenen Unternehmen rechtzeitig umgesetzt werden k枚nnten. Au脽erdem habe die erforderliche 脺berarbeitung der CEN-Norm EN 16931 f眉r den B2B-Bereich gerade erst begonnen und sei m枚glicherweise erst Ende 2024 oder sp盲ter abgeschlossen. Das Wachstumschancengesetz in seiner finalen Fassung, dem auch der Bundesrat am 22.3.2024 zugestimmt hat, enth盲lt jedoch keine Anpassung der o.g. 脺产别谤驳补苍驳蝉谤别驳别濒耻苍驳别苍.

Auf europ盲ischer Ebene wird es ebenfalls zu einer Verschiebung der ViDA-Ma脽nahmen kommen. Nach der am 5.11.2024 im EU-Rat erzielten Einigung soll die urspr眉nglich f眉r 2028 vorgesehene Einf眉hrung einer E-Rechnungspflicht zusammen mit einem transaktionalen grenz眉产别谤schreitenden Meldesystem zum 1.7.2030 erfolgen.