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Aufbewahrungsr眉ckstellung: Ber眉cksichtigungsf盲hige Kosten

Die Verpflichtung zur Aufbewahrung, die eine Sachleistungsverpflichtung darstellt, ist mit den Einzelkosten und einem angemessenen Teil der notwendigen Gemeinkosten zu bewerten (搂 6 Abs. 1 Nr. 3a Buchst. b EStG). Bei der Berechnung sind folgende Kosten einzubeziehen:

• einmaliger Aufwand f眉r das Einscannen oder die Einlagerung der am Bilanzstichtag noch nicht archivierten Unterlagen f眉r das abgelaufene Wirtschaftsjahr, f眉r das Brennen von DVD/CD und f眉r die Datensicherung (Sach- und Personalkosten). Die Kosten f眉r die fortlaufende Archivierung im laufenden Veranlagungszeitraum bis zum Bilanzstichtag sind nicht einzubeziehen.
• Raumkosten (anteilige Miete bzw. Geb盲ude-AfA, Grundsteuer, Geb盲udeversicherung, Instandhaltung, Heizung, Strom) f眉r R盲umlichkeiten, die der Aufbewahrung von Gesch盲ftsunterlagen dienen. Soweit im Zusammenhang mit der digitalen Speicherung noch ein Raumbedarf besteht (z. B. f眉r einen anteiligen PC-Arbeitsplatz, bei gr枚脽eren Betrieben f眉r einen (anteiligen) Server oder f眉r Lagerungszwecke), d眉rfte bei kleineren und mittleren Betrieben nur noch ein geringer Platzbedarf bestehen, der entsprechend auch nur anteilig zu ber眉cksichtigen ist.
• Einrichtungsgegenst盲nde (AfA f眉r Regale und Schr盲nke), es sei denn, diese sind bereits abgeschrieben.
• anteilige Finanzierungskosten f眉r den Server, den PC oder die Archivr盲ume (BFH, Urteil v. 11.10.2012, I R 66/11, BStBl 2013 II S. 676, 脛nderung der Rechtsprechung),
• der Zinsanteil aus Leasingraten (z. B. f眉r die genannten technischen Ger盲te oder f眉r Archivr盲ume), wenn der Leasingnehmer nicht wirtschaftlicher Eigent眉mer des Leasinggegenstandes ist.

Nicht r眉ckstellungsf盲hig sind

• die Kosten f眉r die zuk眉nftige Anschaffung von zus盲tzlichen Regalen und Ordnern (搂 5 Abs. 4b Satz 1 EStG),
• die Kosten f眉r die Entsorgung der Unterlagen nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist und
• die Kosten f眉r die Einlagerung k眉nftig entstehender Unterlagen.

Berechnung der 搁眉肠办蝉迟别濒濒耻苍驳

聽1. M枚glichkeit

聽Die 搁眉肠办蝉迟别濒濒耻苍驳 kann nach 2 Methoden berechnet werden. Bei der 1. Methode werden die j盲hrlichen Kosten f眉r die Unterlagen eines jeden aufzubewahrenden Jahrs gesondert ermittelt. Dieser Betrag ist dann jeweils mit der Anzahl der Jahre bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist zu multiplizieren.

2. M枚glichkeit

Die j盲hrlich anfallenden r眉ckstellungsf盲higen Kosten k枚nnen mit dem Faktor 5,5 multipliziert werden (arithmetisches Mittel der Jahre 1 bis 10). In der Praxis wird die 搁眉肠办蝉迟别濒濒耻苍驳 f眉r die Aufbewahrung von Gesch盲ftsunterlagen 眉blicherweise nach dieser Berechnungsmethode ermittelt. Eine Unterscheidung zwischen den 10 und 6 Jahre lang aufzubewahrenden Unterlagen kann i. d. R. insoweit aus Vereinfachungsgr眉nden unterbleiben.

Die Aufwendungen f眉r das Einscannen, die Einlagerung und Datensicherung fallen nur einmal an. Sie sind deshalb nicht zu vervielf盲ltigen.

Abzinsung

Eine 搁眉肠办蝉迟别濒濒耻苍驳 f眉r die Aufbewahrung von Gesch盲ftsunterlagen ist nicht abzuzinsen. F眉r die Abzinsung ist nach 搂 6 Abs. 1 Nr. 3a Buchst. e Satz 2 EStG der Zeitraum bis zum Beginn der Erf眉llung ma脽gebend. Da die Aufbewahrungspflicht aber mit dem Entstehen der Unterlagen beginnt, ergibt sich hier kein Abzinsungszeitraum.

Handelsrechtlicher H枚chstansatz

Mit R 6.11 EStR 2012 ist neu geregelt worden, dass mit Ausnahme von Pensionsr眉ckstellungen die H枚he der 搁眉肠办蝉迟别濒濒耻苍驳 in der Steuerbilanz den zul盲ssigen Ansatz in der Handelsbilanz nicht 眉berschreiten darf.

Bilanzberichtigung

搁眉肠办蝉迟别濒濒耻苍驳en f眉r die Verpflichtung zur Aufbewahrung von Gesch盲ftsunterlagen sind in allen offenen F盲llen zu bilden. Bilanzberichtigungen wegen 脛nderung der Rechtsprechung sind nach der Aufgabe des subjektiven Fehlerbegriffs durch den BFH (Beschluss v. 31.1.2013, GrS 1/10, BStBl 2013 II S. 317) im ersten noch nicht bestandskr盲ftig veranlagten Veranlagungszeitraum m枚glich.

OFD Niedersachsen, Verf眉gung v. 5.10.2015, S 2137 - 106 - St 221/St 222