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Zusammenfassung

1. Warum wird die verpflichtende E-Rechnung eingef眉hrt?

Durch die E-Rechnung soll die Digitalisierung der deutschen Wirtschaft gef枚rdert werden. Insbesondere im Rechnungswesen k枚nnen Prozesse vereinfacht werden. So brauchen zuk眉nftig z. B. die Rechnungsdaten beim Empf盲nger nicht nochmals erfasst zu werden. Dadurch werden doppelte Arbeitsg盲nge und hierbei entstehende Fehler vermieden.

F眉r die Rechnungsaussteller und -empf盲nger ergeben sich erhebliche Einsparpotentiale, wenn ein gro脽er Teil von Buchungsbelegen nur noch in strukturierter elektronischer Form vorliegt, die medienbruchfrei weiterverarbeitet werden k枚nnen.

2. Wie 盲ndern sich die Regelungen zu elektronischen Rechnungen?

F眉r einen bis zum 31. Dezember 2024 ausgef眉hrten Umsatz gilt als elektronische Rechnung eine Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird. Unter diese Definition f盲llt z. B. auch ein per E-Mail versandtes einfaches PDF-Dokument.

Seit dem 1. Januar 2025 liegt eine E-Rechnung nur noch dann vor, wenn die Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, 眉bermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung erm枚glicht. Beispielsweise ein einfaches PDF-Dokument f盲llt dann nicht mehr unter diese Definition, da es kein strukturiertes Format hat.

Rechnungen, die die Voraussetzungen f眉r eine E-Rechnung nicht erf眉llen, fallen seit dem 1. Januar 2025 unter die Bezeichnung "sonstige Rechnung". Insbesondere Rechnungen auf Papier oder in einem unstrukturierten elektronischen Format (z. B. einfaches PDF-Dokument) stellen eine sonstige Rechnung dar.

Entscheidend ist der Zeitpunkt des Umsatzes. Wurde der Umsatz vor dem 1. Januar 2025 ausgef眉hrt, kann eine Rechnung auch dann noch nach den alten Regelungen ausgestellt werden, wenn sie erst sp盲ter gestellt wird.

Au脽erdem gelten 脺bergangsregelungen, bis tats盲chlich alle Unternehmen eine E-Rechnung ausstellen m眉ssen (siehe hierzu Frage 11). Solange eine sonstige Rechnung ausgestellt werden darf, gilt eine solche Rechnung f眉r den Vorsteuerabzug weiterhin als ordnungsm盲脽ige Rechnung.

Zum Empfang einer E-Rechnung siehe Frage 12.

3. Was ist ein "inl盲ndisches Unternehmen"?

Als Unternehmer gilt, wer eine gewerbliche oder berufliche T盲tigkeit selbst盲ndig aus眉bt (搂 2 UStG). Darunter fallen z. B. auch Freiberufler oder Personen, die selbst ausschlie脽lich steuerfreie Ums盲tze erbringen, wie etwa Vermieter von Wohnungen, Kleinunternehmer oder 脛rzte.

Als inl盲ndisches Unternehmen gilt eines, das seinen Sitz, seine Gesch盲ftsleitung oder eine am Umsatz beteiligte Betriebsst盲tte im Gebiet der Bundesrepublik Deutschland hat. Besteht kein Sitz, gelten der Wohnsitz oder gew枚hnliche Aufenthaltsort des Unternehmers.

4. Gibt es Ausnahmen von der verpflichtenden E-Rechnung?

Die Regelungen zur verpflichtenden E-Rechnung gelten nur, wenn 眉berhaupt eine umsatzsteuerliche Pflicht zur Ausstellung einer Rechnung besteht. Daher gelten die Regelungen nicht

• bei Rechnungen an Endverbraucher (sogenannte B2C-Ums盲tze) und
• f眉r viele steuerfreie Ums盲tze (solche nach 搂 4 Nummer 8 bis 29 UStG, z. B. steuerfreie Finanzdienstleistungen, steuerfreie Grundst眉cksvermietungen).

In diesen F盲llen ist die Ausstellung einer Rechnung aus umsatzsteuerlicher Sicht regelm盲脽ig freiwillig.

Auch wenn eine umsatzsteuerliche Verpflichtung besteht, eine Rechnung auszustellen, braucht diese nicht als E-Rechnung ausgestellt zu werden bei

• Kleinbetr盲gen (bis 250 Euro Bruttobetrag, 搂 33 UStDV),
• Fahrausweisen, die als Rechnung gelten (搂 34 UStDV),
• Leistungen, die von Kleinunternehmern erbracht werden (搂 34a UStDV),
• Leistungen an juristische Personen, die nicht Unternehmer sind (z. B. viele Vereine 鈥� siehe auch Frage 5 鈥� oder staatliche Einrichtungen), und
• bestimmten Leistungen an Endverbraucher im Zusammenhang mit einem Grundst眉ck.

In diesen F盲llen kann auch eine sonstige Rechnung ausgestellt werden.

Rechnungen an die 枚ffentliche Verwaltung (sogenannte B2G-Ums盲tze) fallen nicht unter die umsatzsteuerlichen Regelungen f眉r die verpflichtende E-Rechnung, wenn die Verwaltung nicht als Unternehmen handelt. Allerdings sind bereits seit dem 27. November 2020 Lieferanten und Dienstleister auf Grundlage der E-Rechnungsverordnungen zur elektronischen Rechnungsstellung gegen眉ber 枚ffentlichen Auftraggebern verpflichtet. Diese Regelungen (z. B. ERechV des Bundes) sind neben umsatzsteuerlichen Verpflichtungen zu beachten. Weitere Informationen zum Thema E-Rechnung an den Bund finden Sie auf der Internetseite www.e-rechnung-bund.de, die v...